Письма-напоминания помогут компаниям, у которых есть много клиентов и необходимо отслеживать просрочку задолженности по договорам с ними. Это снимает необходимость вспоминать, какие условия прописаны в договоре:
- Когда должны быть платежи по договору?
- Какая пеня и когда должна быть начислена за просрочку?
- Какова сумма штрафа и когда ее пора предъявлять клиенту?
- А мы когда должны поставить товар? Вдруг мы уже должны клиенту деньги за нарушение условий поставки, а не он нам?
- Сколько дней мы даем клиенту одуматься перед тем, как начать начислять пени?
Аксапта позволяет ежедневно контролировать долг клиента, начислять штрафы, проценты по просроченной задолженности. Для этого достаточно запустить механизм «напоминания» и программа сама создаст список должников, посчитает по календарным дням проценты по задолженности.
При этом надо отметить, что формирование проводок по штрафам необязательно, что дает возможность напомнить клиенту – «Вы нам должны, а вот возможная сумма штрафа! Давайте жить дружно!».
Безусловно, механизм предложенный в Аксапте не удовлетворяет требованиям российского законодательства и требованиям контроля задолженности.
В плане законодательства одна из очевидных вещей – нет возможности сформировать счет-фактуру на НДС по штрафам и процентам.
В плане дополнительных требований – нельзя сформирвоать заказ на основании писем-напоминания со штрафами, чтобы распечатать счет, накладную и т.п.
СПРАВОЧНИКИ
Графики платежей
Цель справочника «Графики платежей» - определяет порядок платежей (суммму / срок второго и последующих платежа / процент платежа)
Варианты установления периодов оплаты:
- "Всего" - оплате подлежит общая сумма, несопоставленная с оплатой сумма по накладной.
- "Фиксированная сумма" - определенная фиксированная сумма должна быть уплачена в дату оплаты.
- "Фиксированное количество" - оплата всей суммы разбита на фиксированное количество платежей, которые могут сдвигаться на заднное количество дней(с учетом платежных дней).
- "Задано" - в каждую дату платежа (с учетом платежных дней) должна оплачиваться отдельная сумма. При этом можно указать через какое количество дней надо производить следующую оплату. Можно также указывать, что производить оплату можно в процентах от общей суммы или фиксированную сумму.
Условия оплаты
Цель справочника «Условия оплаты» - определяет первый платеж клиента, последующие платежи определяются настройкой «Графики платежей»
В «Условиях оплаты» можно задать срок первого платежа (с учетом платежных дней) задолженности. Начинать считать период до даты оплаты первого этапа задолженности можно:
- с момента разноски накладной,
- с новой недели,
- следующего месяца,
- следующего квартала,
- следующего года
- оплата по факту в момент поставки товара. При этом оплата может идти налом или через банк.
Платежные дни
Цель справочника «Платежные дни» - определяет дни недели, которые учитываются при расчете дней согласно графику оплаты и условиям оплаты (с учетом платежных дней) или задаются конкретные числа месяца.
Задаются дни недели – понедельник, вторник...
ИЛИ
Число месяца
Серии писем-напоминаний
Цель справочника «Серии писем-напоминаний» – устанавливается сумма шрафа и сроки, когда надо формировать письма - напоминания:
Для этого указывается:
- бух.счет (91.1*),
- сумма сбора фиксированная (обычно за почтовый перевод оплата, фиксированная сумма штрафа),
- налоговая группа номенклатуры (если сбор облагается НДС – НДС сверху).
- Можно установить минимальную сумму задолженности для необходимости формирования письма. Например, если клиент должен 5 рублей очень давно, то, конечно, отправлять ему письмо - напоминание мы не будем.
- Количество календарных дней с момента оплаты, когда должно формироваться письмо-напоминание
Примечание! Коды писем-напоминаний идут в последовательности от 1 до Коллекция.
Проценты
Цель справочника «Проценты» – устанавливается порядок отражения в бух учете и размер процента (задается в размере за месяц), уплачиваемых клиентОМ (он в срок не оплатил) или клиенТУ (мы не поставили в срок).
Можно установить количество льготных дней просрочки, в течении которых не начисляются проценты.
Можно установить штраф и счет для него (вместо или совместно с сериями «Письма -напоминания»).
Профили разноски
Цель справочника «Профили разноски» - определяет серию писем – напоминаний и процентов.
Цель «Параметры по клиентам» - определяет суммарно ли формируются письма – напоминания после разноски писем (Разноска) или достаточно их распечатать (Выходная форма), опредляется начислять процент по всей просроченной задолженности (даже включая ту, которая просроченна и оплачена) или только по той, которая не оплачена и при этом просрочена.
Договоры
- при проставлении Условия оплаты не ставится График платежей, Платежные дни (надо выбирать повторно эти рекивизиты – независимо от того, указаны они в условиях оплаты или нет).
ДОКУМЕНТЫ
1. «Заказ»
- обязательно указывается «Условие оплаты», «График платежа», иногда «Оплатить до»
При выборе необходимых реквизитов создается График оплаты, который можно корректировать (он не учитывает праздники при создании графика по каледндарным дням).
2. «Накладная»
Создается 1 проводка в ГК и 1 проводка в модуле Клиенты.
Создает в сопоставлениях столько проводок, сколько строк в графике платежей (по дате оплаты).
ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ОПЕРАЦИЯ
«Создание писем-напоминаний»
формируются письма - напоминания
Дата писем - напоминаний соответствует выбранной дате в обработке.
Дата разноски штрафов может отличаться. Аналитика для штрафов из Клиента, а не Договор.
Оно может иметь несколько статусов:
1. Создано
При первичном создании документа.
Можно корректировать аналитику. После печати корректировка аналитики невозможна.
При повторной обработке – отменяется старое письмо (статус письма становиться Отменено) и создает новое (статус письма Создано). Итак, каждый день, пока оно не разнесено (при любых параметрах в модуле «Клиенты») или не напечатано (в модуле «Клиенты» установлен параметр «Разноска»).
Напечатанное письмо уже не создается заново, пока вручную не отменить.
При созданном письме высшего уровня, отмененное письмо низшего уровня, повторно не создается.
2. Отменено
Можно отменять вручную.
Разнесенное письмо уже не отменяется, не переформировывается.
3. Разнесено
Разносит и создает проводку по начислению штрафа и сверху суммы НДС. Счет-фактура не формируется.
Для формирования следующего номера письма необходимо обязательно нажать кнопку печать. Разноска письма необязательна, но можно сделать обязательной.
4. Резерв
«Создание процентов»
Формируются проценты
Проценты рассчитываются по календарным дням (со следующего дня, начиная с которого, должна производиться оплата) до даты формирования документа «Проценты».
Сумма процентов = Сумма задолженности * Количество дней просрочки * Процент в месяц / Количество дней в месяце
Аналитика задается до «Печать», а потом Разносится и печатается.
Схема работы таже, что и в письмах-напоминаниях.