В настоящее время практически на каждом складе можно найти товары, имеющие сроки годности. Конечно, это особенно актуально для фармацевтики, продуктов питания, но и в других областях мы так же можем найти подобные примеры. В строительных материалах присутствуют краски, сухие смеси, на складах, хранящих запчасти это различные масла, герметики, прочие жидкости. Как же компании решают вопрос учета подобных товаров?
1. Сроки годности вообще не учитываются. Данный вариант самый простой и не предполагает автоматизации и учета по местам хранения. При этом кладовщикам дается устная рекомендация по отбору позиций, имеющий остаточный срок годности как можно ниже. Проблемы, порождаемые таким решением очевидны. Через некоторое время на остатках накапливается просроченный товар, который приходится списывать и утилизировать.
Однако, такое решение может быть оправдано в случае, когда:
1.1. Оборачиваемость данной номенклатурной позиции хотя бы в 5 раз больше ее срока годности.
1.2. Товар не хранится в набивных стеллажах и доступ кладовщику обеспечен доступ к любой ячейке хранения.
2. Учет сроков годности по бумажным карточкам. В информационной системе сроки годности не учитываются. Однако, на каждом месте хранения кладовщики фиксируют информацию об остаточном сроке годности. Как правило это пометка маркером на упаковках, либо соответствующая бирка.
Данный вариант дает прирост скорости при подборе товаров по сравнению с первым, но имеет и ряд недостатков:
2.1. Трудозатраты на размещение товара увеличиваются.
2.2. Вводится организационное ограничение на размещение товаров с разными сроками годности в одной ячейке. Это не позволяет оптимизировать использование складских площадей.
2.3. В случае нарушения кладовщиками правил размещения товара, контроль со стороны информационной системы невозможен. В таком случае теряются все преимущества от учета данной информации, более того, недостоверная информация в конечном итоге даже замедляет работу при подборе!
3. Подбор товаров, имеющих сроки годности по FIFO. Основная идея такого варианта – подбор товара осуществляется в той же последовательности, что его поступления (FIFO – First In First Out, первый пришел – первый ушел). В этом случае сроки годности по товару в системе не ведутся, что значительно упрощает обработку товара в отличии от полноценного учета сроков годности. Вместе с этим, данный вариант позволяет значительно уменьшить вероятность появления на складе остатков товаров с истекшим сроком годности.
Однако, стоит отметить, что данный вариант подразумевает значительно больший уровень автоматизации склада, а именно:
3.1. Ячейки хранения на складе должны быть промаркированы.
3.2. В информационной системе товар должен числиться в разрезе ячеек.
3.3. Размещение товара по ячейкам. Либо система должна рекомендовать место размещения, либо по результатам размещения товара, в учетной системе должен быть зафиксирован адрес размещения продукции.
На практике, такой вариант вполне реализуем для товаров, имеющих сроки годности от полугода.
4. Полноценный учет сроков годности на складе. Работа по FEFO (First end – first out уходит первым товар, у которого раньше заканчивается срок годности), либо BBD (Best before date – отгрузка с учетом срока годности). Данный вариант, безусловно, является одним из самых трудоемких с точки зрения учета, однако, приносит наилучший результат. Для такого варианта на складе необходимо внедрять WMS систему.
При соблюдении технологии работы на складе вероятность появления просроченных остатков стремится к нулю. Конечно, нельзя исключать ситуации, что подобный товар может просто не продаваться, однако, информационная система сможет заранее предупредить о предстоящих проблемах и отдел продаж, с помощью имеющихся у него инструментов мотивации клиентов (распродажи, акции и т.д.) сможет стимулировать уходимость таких номенклатурных позиций.
Следует отметить, что подобный функционал достаточно сложен в реализации. Однако, самые большие сложности в реализации подобной схемы работы будут связаны именно с организационной составляющей внедрения. Подобный процесс требует полного пересмотра парадигм на складе. Так же хотелось бы отметить, что подобная реализация в учетной (или ERP) системе значительно осложняет процессы всех участников.
В этом случае, разумным компромиссом является интеграция учетной и WMS систем со следующей детализацией:
4.1. Учетная (ERP) система оперирует остатками и резервами. Менеджеры по продажам резервируют позиции исходя из общих остатков. При необходимости, они могут получить информации об остаточных сроках годности запасов склада.
4.2. WMS система оперирует остатками в разрезе сроков годности и ячеек хранения. На вход она получает заявки на отгрузку и отгружает позиции согласно технологии работы, установленной на складе.
В данной статье не был затронут такой важный момент, как контроль остаточного срока годности при приемке и отгрузке (Зачастую в договорах с поставщиками и клиентами указывается минимальный процент остаточного срока годности, при котором товар можно принять на склад или отгрузить клиенту. Зачастую бывают еще более сложные ситуации, когда одному и тому же клиенту требуется отгружать товар с разным минимальным остаточным сроком годности, в зависимости от удаленности подразделения, куда отправляется товар. Данная проблема будет описана в одной из следующих статей.
Краткие особенности видов учета приведены в следующей таблице:
| Вид учета | Вид информационной системы | Плюсы решения | Минусы решения | Условия, при которых вариант наиболее оптимален |
|---|---|---|---|---|
| Учет сроков годности не ведется | Отсутствует | Простота использования | Большая вероятность возникновения просроченных остатков на складах. Нет данных об остатках в разрезе сроков годности. | Срок годности позиции больше оборачиваемости в 5 раза и выше. Напольное хранение. Набивные стеллажи Кладовщики имеют очень низкую квалификацию. Учетная система в компании отсутствует, либо, обеспечивает минимум бизнес-процессов компании. ИТ отдел компании отсутствует, либо, привлекается по необходимости сотрудник на аутсорсинге. |
| Учет сроков годности по бумажным карточкам | Учетная система | Простота использования. Возможность предупредить истечение сроков годности. | Усложнение процессов на складе. Необходимость проведения частых инвентаризаций. Нет возможности оптимизировать маршруты подбора позиций. Поиск позиции с требуемым сроком годности может затянуть процесс подбора. | Срок годности позиции больше оборачиваемости в 3-5 раз. Значительная часть позиций хранится напольно. Отсутствуют набивные стеллажи. Кладовщики имеют среднюю квалификацию и выше. Учетная система в компании отсутствует, либо, обеспечивает минимум бизнес-процессов компании. ИТ отдел компании отсутствует, либо, привлекается по необходимости сотрудник на аутсорсинге. |
| Контроль уходимости товаров по FIFO | Возможно в учетной системе, однако, рекомендуется решение на базе WMS | Нет необходимости вносить сроки годности на приемке товара. Минимализация просроченных остатков. Работа с товарами, имеющими сроки годности, не отличается от работы с другими товарами. Существует возможность построить оптимальные маршруты подбора товара. | Данных о реальных сроках годности в системе нет. Возможны ситуации, когда более поздние партии, поступившие на склад, имеют меньшие сроки годности. Такие ситуации не обрабатываются. | Вариант используется, как правило, для работы с сухими смесями, используемыми в строительстве. Срок годности у них от 0.5 года, что практически исключает ситуации с возникновением просроченных остатков. |
| Контроль уходимости по FEFO | Сроки годности ведутся в WMS системе | Максимальный контроль за учетом сроков годности. | Более сложный способ учета на складе. Жестка дисциплина кладовщиков при работе с товаром. Установка WMS и обеспечение инфраструктуры, обеспечивающей работу системы, требует финансовых вложений. | Продукты питания (особенно молочная продукция). Фармацевтика. Прочие области, имеющие краткие сроки годности товаров, сравнимые с оборачиваемостью данных номенклатурных позиций |
Автор Гавриил Пришвин